Thứ Ba, Tháng Hai 7, 2023

Trang chủPhát Triển Bản ThânKỹ Năng12 Tips Giúp Phát Triển Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Siêu...

12 Tips Giúp Phát Triển Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Siêu Đỉnh Bạn Cần Biết

Giữa nhịp sống hối hả, hiện đại, kỹ năng quản lý thời gian là một yếu tố rất quan trọng, cần thiết với mỗi người. Để mỗi phút, mỗi giây không trôi qua trong vô nghĩa thì bạn cần rèn luyện kỹ năng này sao cho hiệu quả? Trong bài viết dưới đây, Tiki sẽ cùng bạn khám phá và tìm hiểu cách thức để sử dụng kỹ năng quản lý thời gian năng suất nhất. 

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là việc sử dụng, phân bổ và kiểm soát thời gian để các đầu mục công việc được tiến hàng trơn chu, thuận lợi. Nếu bạn có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì bạn sử dụng quỹ thời gian của mình sẽ càng hiệu quả hơn.

Bạn có thể tham khảo các sách viết về kỹ năng quản lý thời gian hay, uy tín TẠI ĐÂY.

Kỹ năng quản lý thời gian rất cần thiết
Kỹ năng quản lý thời gian rất cần thiết với mỗi người (Nguồn: Internet)

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Tăng năng suất làm việc

Nếu có khả năng quản trị thời gian, bạn sẽ biết phải dành bao lâu cho một công việc quan trọng. Từ đó, bạn sẽ biết cách sắp xếp mọi việc theo thứ tự ưu tiên với khung thời gian tương ứng. Do vậy, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ với hiệu quả cao nhất.

Tham khảo một số sách để giúp bạn tăng năng suất làm việc ngay TẠI ĐÂY.

Nhanh chóng đạt mục tiêu

Vì đã phân loại và xác định thời gian công việc nên bạn sẽ cần hoàn thành mọi thứ trong khung giờ mà bản thân đã đề ra. Khi bạn ứng dụng được tốt kỹ năng này vào học tập và làm việc, bạn sẽ không tốn thời gian vào những lúc mất tập trung hay sự chồng chéo giữa các đầu mục. Từ đó, bạn có thể nhanh chóng đạt được mục tiêu. 

Bạn có thể tham khảo và đặt mua một số cuốn sách viết cách để bạn đạt được mục tiêu ngay TẠI  ĐÂY

Đạt được mục tiêu
Vận dụng kỹ năng quản lý thời gian để rút ngắn chặng đường đi đến thành công (Nguồn: Internet)

Dễ dàng quản lý công việc

Việc vận dụng kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn hoạch định được thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công việc. Điều này sẽ vừa tránh được tình trạng bỏ quên công việc, vừa không làm ảnh hưởng đến các dự định khác.

Tham khảo một số sách viết về chủ đề quản lý công việc trên Tiki TẠI ĐÂY!

Giảm áp lực

Nếu bạn rèn luyện được khả năng xây dựng kế hoạch công việc và phân chia quỹ thời gian hợp lý, bạn sẽ tránh được tình trạng “chạy” deadline. Mọi việc được hoàn thành đúng như dự kiến với chất lượng tốt chắc chắn sẽ khiến tâm trạng bạn rất thoải mái, nhẹ nhàng.

Nỗi ám ảnh mang tên “deadline”
Bạn sẽ không còn nỗi ám ảnh mang tên “deadline” khi quản trị thời gian hiệu quả (Nguồn: Internet)

Tận dụng được nhiều cơ hội mới

Thời gian luôn là điều quý giá, là thứ mà khi đã trôi qua thì bạn sẽ không thể nào lấy lại được. Vậy nên khi bạn quản lý thời gian của bản thân tốt thì bạn có thể làm được nhiều công việc hơn, đồng thời cũng có cơ hội mới để học hỏi và phát triển hơn.

Mẹo giúp phát triển kỹ năng quản lý thời gian mà bất kì ai cũng cần phải biết

Lập thời gian biểu rõ ràng

Lập thời gian biểu có lẽ là việc làm đầu tiên bạn nên học để có thể quản lý thời gian hiệu quả. Phân chia đầu việc vào những khung giờ nhất định một cách rõ ràng sẽ giúp bạn làm việc có quy trình và gia tăng tỷ lệ hoàn thành công việc hơn. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên mang theo danh sách này bên người để luôn nhắc nhở bản thân về kế hoạch đã đề ra.

Phân chia công việc với thời gian cụ thể
Phân chia công việc với thời gian cụ thể sẽ tránh tình trạng chồng chéo, bỏ sót đầu việc (Nguồn: Internet)

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc cần làm

Sau khi đã liệt kê những công việc cần làm bạn cần xem xét một lượt để đánh giá mức độ quan trọng, cấp bách của từng công việc. Việc gấp và quan trọng cần được ưu tiên hoàn thành trước nhất. Từ đó, bạn có thể tập trung hoàn thành mọi việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Làm những việc quan trọng vào buổi sáng

Các nhà khoa học đã chứng minh được rằng: buổi sáng là thời điểm chúng ta có năng lượng dồi dào cũng như tinh thần tốt nhất. Do đó, bạn hãy tranh thủ thời gian “vàng” buổi sáng để xử lý những công việc quan trọng để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Tìm ra khung giờ vàng của bản thân

Một mẹo mà bạn có thể tận dụng để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian là tìm ra khung giờ vàng của bản thân. Mỗi người sẽ có một khoảng thời gian nhất định trong ngày là lúc mà tâm trí họ có thể tập trung cao độ nhất. Đó có thể là buổi sáng, buổi trưa, buổi chiều, thậm chí vào ban đêm. Do đó, bạn hãy tự mình khám phá ra thời điểm tối ưu nhất theo đồng hồ sinh học của chính mình nhé.

Khung giờ vàng
Khung giờ vàng đem đến hiệu suất làm việc tuyệt vời (Nguồn: Internet)

Không trì hoãn

Mặc dù chúng ta đã lên kế hoạch rõ ràng và chi tiết nhưng đôi khi vẫn có hàng trăm lý do để dẫn tới sự trì hoãn. Đây sẽ là chướng ngại rất lớn ngăn cản bạn hành động vì những mục tiêu đã đề ra, tiêu tốn rất nhiều thời gian và làm xáo trộn mọi dự định nên bạn cần phải tập thói quen nói không với sự lề mề này.

Loại bỏ yếu tố gây mất tập trung

Dù bạn làm bất kỳ công việc nào thì sự tập trung cũng là một yếu tố cần thiết bởi nó sẽ mang đến hiệu quả cao và tránh tình trạng lãng phí thời gian. Để làm được điều này, bạn cần tìm kiếm một không gian yên tĩnh. Sau đó bạn hãy loại bỏ các yếu tố từ môi trường xung quanh như: tiếng thông báo mạng xã hội, nhiệt độ phòng không phù hợp,…. Đây đều là những tác động có thể ảnh hưởng tới quá trình làm việc của bạn.

Yếu tố ảnh hưởng đến sự tập trung
Đừng để những yếu tố xung quanh ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn (Nguồn: Internet)

Tận dụng thời gian trống

Tận dụng thời gian trống cũng là một cách rất hữu ích để phát triển kỹ năng quản lý thời gian. Thông thường trong cả một ngày dài, bạn sẽ có những khoảng thời gian chưa có lịch trình hay sắp xếp công việc nào, nhưng đừng để thời gian trôi qua một cách vô nghĩa. Những lúc như thế, bạn có thể tận dụng để tập thể dục nhẹ nhàng, đánh giá hiệu quả công việc hoặc học hỏi kỹ năng mới,…

Lên kế hoạch dài hạn

Không chỉ cần lên danh sách các công việc cần làm trong một ngày mà việc lên kế hoạch cho cả tuần, cả tháng cũng là một việc làm rất cần thiết. Nếu thực hiện được điều này, bạn có thể hoàn thành mọi việc đúng deadline. Ngoài ra, bạn sẽ có cả những dự tính cho việc nghỉ ngơi, thư giãn để cân bằng lại cuộc sống sau quãng thời gian làm việc hiệu quả.

Bạn có thể tham khảo và đạt mua những cuốn sách viết về kỹ năng lập kế hoạch tại website tiki.vn nhé!

Lên kế hoạch dài hạn
Một kế hoạch dài hạn sẽ giúp bạn cân bằng được cả công việc và đời sống cá nhân (Nguồn: Internet)

Rèn luyện sự tập trung

Sau khi đã xác định và loại bỏ những yếu tố từ ngoại cảnh gây mất tập trung, bạn cần xây dựng mục tiêu, điều chỉnh tâm lý và cảm xúc ổn định. Từ đó hệ thống não bộ sẽ hướng tới việc thực hiện các định hướng đã đặt ra. Có lẽ với một số người, sự tập trung rất khó để thực hiện. Tuy nhiên, bạn hãy kiên trì tập luyện mỗi ngày để điều này trở thành thói quen. Điều này sẽ giúp ích nhiều cho cuộc sống của bạn đó.

Tham khảo và đặt mua sách viết về sự tập trung hay và bổ ích ngay TẠI ĐÂY.

Lên lịch trả lời email

Các thông tin thư từ qua email nắm giữ vai trò truyền tải thông tin trong công việc. Vậy nên, bạn đừng quên kiểm tra hộp thư email mỗi ngày và duy trì hoạt động này nhé. Bạn có thể tranh thủ khoảng thời gian đầu buổi sáng hoặc thời gian trống giữa các công việc để nhận và phản hồi email. Ngoài ra, bạn hãy thêm mẹo nhỏ này vào danh mục các công việc cần làm mỗi ngày để không bị bỏ lỡ thông tin nhé.

“Tách biệt” với mạng xã hội khi làm việc

Mạng xã hội luôn có sức hút kỳ lạ mà người ta có thể dành nhiều giờ mỗi ngày cho nó. Vậy nên một điều không thể thiếu nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian đó là “tách biệt” mạng xã hội khi làm việc. Bạn hãy tắt các thông báo và không mở các ứng dụng này ra trong lúc bạn đang xử lý công việc. Điều này có thể làm bạn xao nhãng, ảnh hưởng rất lớn tới hiệu suất hoạt động.

Những phương pháp giúp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian

Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một phương pháp giúp bạn phân loại và đánh giá mức độ ưu tiên của công việc theo 2 tiêu chí: độ quan trọng và độ khẩn cấp.

Theo đó, khi sử dụng công cụ này, bạn có thể sắp xếp và xác định công việc nào cần tiến hành ngay lập tức, công việc nào có thể xử lý sau,… Chính bởi công dụng này, những người áp dụng ma trận Eisenhower thường sẽ có hiệu suất làm việc cao và biết tận dụng thời gian hiệu quả.

Mô hình ma trận Eisenhower
Mô hình ma trận Eisenhower (Nguồn: Internet)

Nguyên tắc làm việc Pareto (80/20)

Nguyên tắc làm việc Pareto (80/20) do một nhà kinh tế người Ý sáng lập nhằm hướng đến sự tập trung quản trị năng suất. Khi áp dụng nguyên tắc này vào kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ biết cách dành nhiều thời gian cho 20% công việc quan trọng. Đây sẽ là phần mang lại 80% hiệu quả mong muốn. Trong khi đó, bạn có thể lược qua 80% phần công việc không mang lại nhiều lợi ích để tối ưu được nhiều thời gian hơn.

Một số sách viết về nguyên tắc 80/20 hay và bổ ích, bạn có thể xem và đặt mua ngay TẠI ĐÂY.

Nguyên tắc làm việc 80/20
Nguyên tắc làm việc 80/20 được đặt tên theo người phát minh – Vilfredo Pareto (Nguồn: Internet)

Phương pháp 4D

Phương pháp 4D là một phương pháp hữu hiệu, thông minh có thể giúp bạn hoàn thành được nhiều công việc trong khoảng thời gian ngắn. Cũng tương tự như ma trận Eisenhower, phương pháp 4D có khả năng phân loại tầm quan trọng của công việc, trong đó 4D bao gồm:

  • Do: Là những công việc cần làm ngay.
  • Dump: Công việc có thể hủy bỏ
  • Delegate: Công việc nên được giao cho người khác
  • Defer: Công việc cần trì hoãn.
Phương pháp 4D
Phương pháp 4D gia tăng hiệu quả công việc (Nguồn: Internet)

Thuyết Pickle Jar Theory

Thuyết Pickle Jar Theory hay còn được gọi là thuyết hũ dưa muối. Phương pháp này lấy hình ảnh hũ dưa muối để biểu trưng cho các hoạt động một ngày của mỗi người. Nếu trong một ngày bạn làm nhiều việc nhỏ, không quan trọng thì quỹ thời gian còn lại sẽ không đủ để làm những đầu mục lớn, cấp thiết. 

Cũng giống như hũ dưa muối vậy, nếu ban đầu bạn cho vào hũ quá nhiều nước và cát thì sẽ không có không gian để chứa thêm sỏi, đá nữa. Do đó thuyết Pickle Jar Theory tập trung nhấn mạnh vào việc sắp xếp thứ tự các hoạt động để một ngày trôi qua hiệu quả.

Thuyết Pickle Jar Theory
Thuyết Pickle Jar Theory (Nguồn: Internet)

Tập thể dục hoặc thiền

Tập thể dục hoặc thiền cũng là một gợi ý nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian. Lúc này đây, bộ não của bạn sẽ được thư giãn và có thời gian tái tạo lại sức lao động. Như vậy, trong quá trình tập thể dục hoặc thiền, bạn vừa có thể cải thiện sức khỏe thể chất, vừa có thể giúp tăng khả năng tập trung.

Đọc sách về kỹ năng quản lý thời gian

Sách luôn đóng vai trò là nguồn tri thức dồi dào. Do đó, nếu bạn vẫn đang băn khoăn tìm kiếm những cách thức để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình thì hãy tìm đến những cuốn sách chuyên về lĩnh vực này. 

Tại đây các chuyên gia đã đúc kết, xây dựng các bài học để bạn có thể nắm bắt những cái nhìn tổng quát trước khi bắt tay vào thực hành.

Bạn có thể tham khảo và chọn mua những cuốn sách hay, giá tốt ngay TẠI ĐÂY nhé.

Sắp xếp gọn gàng góc làm việc

Cuối cùng, sắp xếp gọn gàng góc làm việc cũng là một phương pháp giúp rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian rất tốt. Một góc làm việc ngăn nắp sẽ nâng cao tinh thần hứng khởi làm việc đồng thời cũng tiết kiệm thời gian khi bạn tìm kiếm các vật dụng, giấy tờ cần thiết.

Sắp xếp góc làm việc để tối ưu thời gian hoạt động
Đừng quên duy trì thói quen sắp xếp góc làm việc để tối ưu thời gian hoạt động (Nguồn: Internet)

Trên đây là những thông tin hữu ích về kỹ năng quản lý thời gian cùng một vài mẹo nhỏ để bạn biết cách quản lý thời gian tốt hơn. Hy vọng thông qua bài viết trên của Tiki, bạn đã có thể khám phá ra được cho mình phương pháp phù hợp. Từ đó, mỗi ngày bạn đều có thể hoàn thành được những mục tiêu mà mình đã đề ra với chất lượng tốt nhất.

Reviews (0)

This article doesn't have any reviews yet.
RELATED ARTICLES

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

- Quảng cáo -gia dụng đón tết tiki

BÀI VIẾT PHỔ BIẾN