Kỹ năng giao tiếp là gì? Cách cải thiện giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp

Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt về công việc, kỹ năng giao tiếp được xem là công cụ không thể thiếu nếu muốn chinh phục mục tiêu, điều hòa các mối quan hệ và đạt được nhiều thành tựu đáng kể. Cùng Tiki tham khảo một vài cập nhật hữu ích để có sự chuẩn bị tốt nhất cho mình bạn nhé!

>>> Xem thêm:

• 12 Tips giúp phát triển kỹ năng quản lý thời gian siêu đỉnh bạn cần biết
• Top 10 Khoá học tiếng Anh online, miễn phí, tốt nhất hiện nay
• Truyện kinh dị – Hành trình khám phá những câu chuyện kinh hoàng
• Thanh gươm diệt quỷ- Hành trình diệt quỷ bất tận

Kỹ năng giao tiếp là gì? Ví dụ về kỹ năng giao tiếp 

Kỹ năng giao tiếp là gì? Đây là một trong những kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng nhất của thời đại mới – thế kỷ 21, đề cập đến khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ để diễn đạt quan điểm, suy nghĩ, cảm nhận một cách thuyết phục. Khi áp dụng thuần thục những quy tắc, nghệ thuật ứng xử thông minh, người nói sẽ nhận được hiệu quả giao tiếp tích cực, thúc đẩy các mối quan hệ chất lượng đồng thời nhận về vô vàn lợi ích khác. Theo đó, các kênh giao tiếp cơ bản gồm:

• Giao tiếp bằng lời nói: Đây là hình thức giao tiếp cơ bản và quen thuộc nhất, sử dụng một ngôn ngữ phổ biến mà cả người nghe và người nói đều có thể nghe hiểu.
• Giao tiếp bằng văn bản: Người trẻ ngày nay có xu hướng thích sử dụng kênh giao tiếp này hơn là hình thức đầu tiên khi không gặp mặt trực tiếp. Đó có thể là nhắn tin, đánh giá, bình luận, gửi email,… thông qua mạng xã hội. 
• Giao tiếp bằng hình ảnh: Nhóm này bao gồm mọi hình thức giao tiếp dựa vào kích thích thị giác thay cho văn bản trong truyền tải thông điệp, chẳng hạn như bản đồ, bản vẽ, biểu trưng, đồ thị, biểu đồ,…
• Giao tiếp phi ngôn ngữ: Nét mặt, cử chỉ, cái gật đầu và các chuyển động khác trên cơ thể đều được xếp vào nhóm giao tiếp phi ngôn ngữ (giao tiếp không lời). Hình thức này luôn được đánh giá cao bởi phản ánh thái độ trung thực gần như tuyệt đối.

Trong thực tế, một người có kỹ năng giao tiếp tốt thường sử dụng thành thạo cả 4 kênh trên, tương ứng với 2 hình thức là giao tiếp mặt đối mặt (face-to-face) và giao tiếp gián tiếp. Điều này giúp họ không ngừng đạt được những thành tựu to lớn trong cuộc sống.

>>> Xem thêm:

• Top 20 Cuốn sách hay nên đọc một lần trong đời để mở rộng tư duy
• Review sách Chưa kịp lớn đã phải trưởng thành
• Truyện ngắn – Những câu chuyện ngắn truyền cảm hứng
• Truyện cổ tích – Thế giới diệu kỳ cho tâm hồn trẻ thơ

>> Tham khảo thêm:

• Tai nghe có dây – Mang âm nhạc vào cuộc sống
• Máy ảnh – Nơi lưu giữ những khoảnh khắc quý giá 
• Guitar – Nhạc cụ yêu thích của những người yêu âm nhạc

Các kỹ năng giao tiếp cơ bản, chuyên nghiệp mà bạn cần biết

Kỹ năng lắng nghe

Bản chất của quá trình giao tiếp là trao đổi thông tin hai chiều, tức là trong một cuộc trò chuyện luôn phải có cả người nói và người nghe. Nếu một phía chỉ chăm chỉ nói, trình bày liên tục mà không lắng nghe thì chắc chắn sẽ khiến đối phương cảm thấy chán nản, từ đó muốn dừng cuộc nói chuyện ngay lập tức.

Vì vậy, một người có khả năng giao tiếp tốt không chỉ biết cách chia sẻ lôi cuốn mà còn yêu cầu biết lắng nghe. Đây có vẻ là vấn đề đơn giản nhưng không phải ai cũng làm được. Thực tế cho thấy nhiều người phải mất rất nhiều thời gian, công sức để luyện tập và cải thiện dần dần. Kinh nghiệm hữu ích là nên chăm chú lắng nghe chia sẻ từ đối phương, thi thoảng biểu cảm, gật đầu để cho thấy bạn đang thực sự chú ý. 

>>> Xem thêm:

• Review sách Những người khốn khổ – Trang thiên sử anh hùng bất hủ
• Từ điển Anh Việt – Công cụ giúp tăng vốn từ vựng, tự tin hơn khi giao tiếp.
• Truyện cổ grimm – Những câu chuyện cổ tích kỳ diệu

Kỹ năng giao tiếp ứng xử

Kỹ năng giao tiếp ứng xử liên quan đến mọi tác phong khi chào hỏi, ăn nói, đi đứng,… Mặc dù, những yếu tố này không hoàn toàn nói lên tính cách thật của một người nhưng có khả năng gây ấn tượng cho người khác. Khi tiếp xúc với những người ăn nói nhẹ nhàng, ứng xử duyên dáng, tinh tế thì xung quanh thường có xu hướng muốn bắt chuyện và giao tiếp cởi mở hơn. 

Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục, đàm phán

Các tình huống mâu thuẩn, xung đột là điều không tránh khỏi trong cuộc sống hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả và êm đẹp, chúng ta cần sử dụng tới kỹ năng thuyết phục, đàm phán. Nếu bạn áp dụng thuần thục, tinh tế thì mâu thuẩn sẽ được hóa giải nhẹ nhàng, giúp gắn kết được tình hữu nghị và thúc đẩy lợi ích cho cả hai bên. Ngôn ngữ là thứ có khả năng kỳ diệu, bạn nên hiểu rõ những từ ngữ mà bạn nói ra khi đàm phán.

>> Xem thêm:

• Từ điển – Công cụ mở rộng vốn từ vựng, nâng cao kỹ năng sử dụng ngôn ngữ.
• Từ điển Hán Việt – Công cụ giảm bớt rào cản ngôn ngữ khi đọc sách tiếng Hán.
• Từ điển Oxford – Sách hỗ trợ tăng vốn từ vựng chuyên ngành, sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp và đúng chỗ hơn.

Kỹ năng đặt câu hỏi

Đây cũng là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp, giúp bạn chủ động thu thập được nhiều thông tin. Mặc dù các câu hỏi thường thể hiện bằng lời nói, nhưng đôi khi có thể thông qua một hành động phi ngôn ngữ chẳng hạn như việc nhướng mày, biểu cảm nét mặt. Quá trình đưa ra thắc mắc không khó nhưng đòi hỏi phải khéo léo, đúng thời điểm thì mới được đánh giá cao. Theo đó, trước khi đặt câu hỏi, bạn nên tự trả lời một số vấn đề sau:

• Câu hỏi có phù hợp với đối phương không?
• Hiện tại có phải là thời điểm thích hợp để đặt câu hỏi không?
• Bản thân mong đợi đối phương sẽ trả lời như thế nào?

>> Xem thêm:

• Từ điển Cambridge – Công cụ hỗ trợ sử dụng ngôn ngữ tốt hơn cho người mong muốn nâng band điểm IELTS.
• Từ điển Hán Nôm – Công cụ sẽ giảm bớt rào cản ngôn ngữ khi đọc sách hay giao tiếp bằng tiếng Hán.

Kỹ năng xử lý tình huống

Trong thực tế, không phải lúc nào bạn cũng được chuẩn bị sẵn câu trả lời cho mọi trường hợp. Điển hình là khi đi phỏng vấn xin việc, bạn phải bộc lộ tư duy ứng biến linh hoạt, nhanh nhạy để chứng minh năng lực bản thân. Để thành thạo kỹ năng này, mỗi cá nhân đòi hỏi cần tiếp xúc, va vấp với đủ các thể loại vấn đề trong đời sống. Thông qua đó, bạn được rèn luyện sự bản lĩnh và tự tin xử lý khi đứng trước mọi thử thách.

Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm luôn song hành với nhau. Khi các thành viên trong một tập thể có thể áp dụng thành thạo hai điều này, hiệu suất làm việc chắc chắn sẽ tăng cao, cải thiện khả năng kết nối và giảm hiểu lầm, xung đột. 

>> Tham khảo:

• Bàn làm việc cho văn phòng hiện đại
• Ghế làm việc, ghế xoay văn phòng giúp giảm đau lưng khi làm việc
• Màn hình máy tính chính hãng, chất lượng

Các mức độ trong kỹ năng giao tiếp

Mức độ 5 – Mức độ xuất sắc:

Ở mức độ 5, cá nhân đã chủ động vận dụng kĩ năng giao tiếp một cách thành thạo trong cả những tình huống đặc biệt khó khăn. Một số điểm nổi bật phải kể đến như:

• Tự tin truyền đạt kĩ năng giao tiếp cho người khác.
• Tự tin trình bày những vấn đề phức tạp và nhạy cảm tới mọi đối tượng, bao gồm các lãnh đạo cấp cao, người ngang hàng, cấp dưới.
• Luôn tạo được ấn tượng tốt là người biết lắng nghe, sẵn sàng chấp nhận phản hồi từ người khác.
• Ngôn ngữ và giọng điệu linh hoạt, thuyết phục, gây được ảnh hưởng lên người khác.
• Có chiến lược rõ ràng khi giao tiếp.

Mức độ 4 – Mức độ tốt

Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được kỹ năng giao tiếp tốt trong những tình huống tương đối khó khăn, mà hầu như không cần đến sự hướng dẫn từ người khác. Một số điểm nổi bật cần kể đến như:

• Có khả năng thuyết trình, giải thích rành mạch các khái niệm phức tạp với nhiều đối tượng khác nhau.
• Xử lý khéo léo các tình huống phát sinh trong giao tiếp.
• Linh hoạt trong cách sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu khi giao tiếp.
• Nắm rõ những gì cần truyền đạt đến người nghe.
• Biết lắng nghe, chấp nhận những phản hồi từ người khác.

Mức độ 3 – Mức độ khá

Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng tốt kỹ năng giao tiếp trong những tình huống khó khăn, nhưng đôi khi vẫn tìm kiếm hướng dẫn từ người khác. Một số điểm nổi bật cần kể đến gồm:

• Có khả năng diễn đạt rõ ràng, rành mạch các nội dung cơ bản tới nhiều đối tượng khác nhau.
• Sử dụng đúng giọng điệu và ngôn ngữ trong các trường hợp giao tiếp khác nhau.
• Luôn chú ý lắng nghe, quan tâm tới đối phương, biết cách khơi gợi giao tiếp hai chiều một cách đầy khéo léo.

Mức độ 2 – Mức độ cơ bản

Ở mức độ 2, cá nhân có thể vận dụng kỹ năng giao tiếp trong những tình huống với độ khó trung bình, thường cần hỗ trợ từ người khác. Một số đặc điểm điển hình phải kể đến gồm:

• Có khả năng diễn đạt rành mạch sự việc tới nhiều đối tượng, tuy nhiên ngôn ngữ và giọng điệu trong một số trường hợp chưa chính xác.
• Có ý thức khơi gợi giao tiếp hai chiều, nhưng chưa thực sự khéo léo.
• Chủ động lắng nghe trong cuộc trò chuyện, thể hiện được thái độ quan tâm tới đối phương.

Mức độ 1 – Mức độ kém

Ở mức độ này, cá nhân chỉ vận dụng một phần nhỏ kỹ năng giao tiếp trong những tình huống cơ bản nhất và luon cần rất nhiều hướng dẫn từ người khác. Đặc điểm điển hình gồm:

• Có khả năng diễn đạt được ý kiến nhưng không phải lúc nào cũng mạch lạc và chính xác.
• Chủ động lắng nghe, nhưng không biết cách khơi gợi phản hồi của đối phương trong cuộc trò chuyện. 

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp là gì? Việc ứng xử khéo léo, thông minh trong mọi hoàn cảnh sẽ đem đến vô vàn lợi ích to lớn đối với công việc và cuộc sống hàng ngày. Cụ thể như sau:

Đối với cuộc sống hàng ngày

Một trong những lý do hàng đầu khiến kỹ năng giao tiếp trở nên cấp thiết là bởi hiệu quả thúc đẩy các mối quan hệ bền chặt và xây dựng niềm tin đối với mọi người. Khi bạn áp dụng thành thạo quy tắc ứng xử, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt cơ hội tốt. Không chỉ vậy, giao tiếp tốt còn giúp giải quyết êm đẹp mọi mâu thuẩn, xung đột nãy sinh trong đời sống hàng ngày. 

Đối với tổ chức doanh nghiệp

• Đội ngũ nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ thúc đẩy năng cao năng suất lao động.
• Những nhân viên biết cách trao đổi khéo léo với quản lý thường có xu hướng làm việc hiệu quả hơn.
• Giao tiếp giúp gắn kết các cá nhân, bộ phận với nhau, từ đó thúc đẩy hoạt động chung của doanh nghiệp diễn ra được trơn tru, thuận lợi. 

>>>Xem thêm: Nhà sách Tiki đầy đủ tựa sách “hot” nhất hiện nay

Muốn giao tiếp giỏi cần phải làm gì?

Những cách hữu ích để rèn luyện kỹ năng giao tiếp là gì? Dưới đây là một số bí quyết bạn nhất định phải nằm lòng

Tránh các lỗi giao tiếp cơ bản

• Ngắt lời khi người khác đang nói mà không xin phép.
• Không tập trung lắng nghe khi đối phương đang nói, điển hình là các thói quen xấu trong cuộc trò chuyện như: xem đồng hồ, gãi đầu, gãi cổ, cắn móng tay, rung đùi, nhìn sang chỗ khác, đảo mắt liên tục,…
• Luôn đặt nững câu hỏi quá riêng tư, chẳng hạn như thông tin cá nhân quan trọng, thu nhập, bí mật kinh doanh,…
• Gọi sai tên người đang nói chuyện.
• Không dám giao tiếp bằng mắt với người đối diện.
• Nói chuyện riêng với một người khác trong khi có người đang trình bày.
• Nói sai tên chủ đề đang được thảo luận hoặc nói chen ngang những câu chuyện ngoài lề.
• Chê thẳng mặt một ai đó. 
• Luôn tỏ ra mình giỏi hay biết tuốt. 

Tự tin ở bản thân

Những ý tưởng, cảm nhận và suy nghĩ được trình bày một cách tự tin thường có xu hướng tạo ấn tượng tốt hơn với những người đối diện. Điều này thể hiện được tầm hiểu biết đáng ngưỡng mộ của bạn, từ đó củng cố được niềm tin ở người khác. Để có được sự tự tin trong giao tiếp, bạn có thể rèn luyện bằng cách duy trì giao tiếp bằng mắt, tận dụng ngôn ngữ cơ thể,… Những yếu tố này sẽ dần thúc đẩy khả năng kết nối với người nghe một cách hiệu quả, giúp bạn mạnh dạn hơn khi trình bày. 

Luôn tôn trọng người đối diện

Cuộc trò chuyện sẽ diễn ra tốt đẹp khi cả bạn và đối phương thể hiện sự tôn trọn lẫn nhau. Một số hành động cụ thể là luôn tạo không khí thoải mái cho người khác trình bày ý kiến, quan điểm của họ một cách cởi mở. Ngược lại, thói quen áp đặt suy nghĩ của bạn lên đối phương không bao giờ mang lại hiệu quả tốt, thậm chí còn có thể khiến cuộc trò chuyện trở nên căng thẳng.

Nói chuyện với âm lượng phù hợp

Giọng điệu có tác động rất lớn đến ấn tượng của người nghe. Theo đó, giọng nói trầm và điềm tĩnh thường đem đến hiệu quả kết nối tốt. Ngoài giọng điệu, âm lượng cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng bầu không khí phù hợp cho một cuộc giao tiếp. Nếu giọng quá nhỏ, mọi người sẽ gặp khó khăn trong việc lắng nghe. Ngược lại, âm lượng quá lớn thường có xu hướng khiến đối phương cảm thấy khó chịu.

Những quyển sách giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp

Hiện nay, bạn đọc có thể dễ dàng tìm thấy những quyển sách hay về kỹ năng giao tiếp. Đây được coi là nguồn tài liệu hữu ích để cải thiện hiệu quả ứng xử trong đời sống hàng ngày. Tại Tiki, một số quyển sách bán chạy đang được yêu thích nhất gồm: 

• Kỹ Năng Giao Tiếp Đỉnh Cao. 
• Combo Khéo Ăn Nói Sẽ Có Được Thiên Hạ (Tái Bản) + Sức Hút Của Kỹ Năng Nói Chuyện + Tuổi 20 – Sức Hút Từ Kỹ Năng Giao Tiếp + Nói Nhiều Không Bằng Nói Đúng.
• Combo Sách Bí Quyết Kỹ Năng Giao Tiếp Số 1: Khéo Ăn Nói Sẽ Có Được Thiên Hạ + Sức Hút Của Kỹ Năng Nói Chuyện (Tặng kèm bookmark thiết kế Aha) – Cẩm Nang Giao Tiếp Giúp Bạn Vươn Tới Thành Công.
• Combo kỹ năng giao tiếp hoàn hảo: Hài hước một chút thế giới sẽ khác đi + Bước chậm lại giữa thế giới + Khéo ăn khéo nói sẽ có được thiên hạ. 

Kỹ năng giao tiếp là gì? Trên đây là tổng hợp tất cả những chia sẻ hữu ích về kỹ năng mềm quan trọng này. Hy vọng qua đây bạn đã có thêm nhiều cập nhật quan trọng để phát triển bản thân. Ngoài ra, nếu quý khách hàng đang có nhu cầu tìm mua các đầu sách kỹ năng giao tiếp nổi tiếng, đừng quên ghé Tiki để cập nhật nhiều ưu đãi hấp dẫn.

>> Xem thêm:

• Từ điển Pháp Việt – Phương tiện hỗ trợ sử dụng từ vựng phù hợp và tự tin trong giao tiếp bằng tiếng Pháp.
• Từ điển Việt Lào – Công cụ hỗ trợ trở quá trình học tiếng Lào.
• Từ điển tiếng Việt – Sách giúp nâng cao vốn từ vựng và sử dụng từ ngữ phù hợp hơn.